テレワーク導入フローと、テレワーク規程のつくりかた

この記事でわかること
  • テレワークのメリットデメリット
  • テレワーク規程で決めることと、就業規則の整備
  • 費用負担はどうしたらよいか

基礎知識

テレワークは日本企業には向かないとされてきましたが、2020年の新型コロナ流行を受けて一気に広まりました。ただし緊急的に導入した企業では、改めて規程の整備などが必要です。

言葉の定義

テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」を合わせた言葉で、場所や時間に捉われず、インターネットなどを活用して本来勤務する場所から離れて柔軟に働くことをいいます。時間や場所の制約を受けないため、従業員の自宅やコワーキングスペースなどで仕事が可能になます。「在宅勤務」や「リモートワーク」といった言葉も、ほぼ同義語として用いられています。

なぜ必要?

2020年の新型コロナ流行は、出社というこれまでのワークスタイルを大きく変えました。感染症の流行を防ぎ、多様性のある働き方を推進するため、テレワークの必要性は今まで以上に上がると予想されます。またテレワークは優秀な人材の確保にもつながります。

対象企業

テレワークを導入する企業

対象者

テレワーク対象の従業員

メリット

・オフィスへの出社が難しくなったときでも仕事ができる
・通勤時間や移動時間の負担が軽減できる
・災害時にも仕事がストップしない
・業務効率が上がる
・多様な人材に働らいてもらえる
・ワークライフバランスが取りやすい
・疾病や災害のリスクを分散できる
・時間を有効活用できる
・介護や育児で出社が難しい従業員でも業務を行える

デメリット

・コミュニケーションが取りにくい
・プライベートと勤務時間の線引きがむずかしい
・自己管理できる従業員でしか成果が出にくい
・評価がしにくくなる
・時間管理があいまいになりやすい
・テレワークの環境づくりなどの経費がかかる
・労働の実態が見えにくい

実施期間

随時

やること

テレワーク制度を導入するかどうか検討する

テレワークでは出社をせず、自宅やサテライトオフィスなどで業務をおこないます。環境整備は可能か、従業員のメリットはあるかなどを確認しましょう。
労働時間の把握が困難になりそうなときは、テレワークをした日は労働時間を何時間分にするかを事前に決めておける「事業場外みなし労働時間制」もあわせて検討します。

テレワーク制度のルールを決める

テレワークのルールがあいまいでは、実際に運用したときに、業務の報告がない、勤務時間が把握できないなどの不具合が出る可能性が高くなります。

企業のリスクを回避し、ルールを明確にするため、「テレワーク規程(任意書式)」を作成しておきます。

【テレワーク規程で決めること】
対象者 / 対象業務 / 実施頻度 / 勤務時間の管理方法 / 費用負担 / セキュリティ対策 / 業務の進捗の管理 / 業務内容の報告 / 業務の指示の方法 / テレワークの申請方法 など

特に費用については、しっかり決めておきます。テレワーク実施にあたり必要になるパソコンや通信費などをどのくらいの割合で負担するのか、トラブルを避けるためにも、企業と従業員間で話し合っておくことをおすすめします。

またテレワークを事前申請制にするときは「テレワーク事前申請書(任意書式)」などの書面を提出してもらうとよいでしょう。

テレワークのルールを従業員に周知する

ルールが決まったら、従業員に周知します。対象の従業員にテレワーク制度ができたことが伝わるよう、朝礼や会議・掲示・メールなど企業に合った方法をで周知してください。

就業規則にテレワーク制度について記載する

テレワークの制度の導入が決まったら、就業規則に整備します。従業員数10名以上の企業は、就業規則を整備後、管轄の労働基準監督署へ届出が必要です。

注意

事業場外みなし労働時間制(ステップ1参照)を導入するときも同じです。通常の1日の所定労働時間を超える労働時間を設定したときは、企業と従業員代表者の間で労使協定書を結び、管轄の当動機基準監督署への届出が必要です。

テレワークを利用する従業員から申請を受ける

申請書の内容を確認し、テレワークを認めるかどうかを決めます。

テレワークを実施する

ルールに沿ってテレワークが行われているかを随時確認します。
報告がないなど業務内容が不明確なときは従業員と話し合い、必要であれば指導をおこないます。

よくある質問

Q:テレワーク中に出社してほしい日があります。出社してもらうことはできますか?

可能です。
テレワーク規程に、出社の可能性があることを定めましょう。トラブルを避けるため、テレワーク実施前には従業員にも出社の可能性があることを説明しておいてください。

Q:深夜労働(22:00~5:00)は禁止したいのですが、従業員が勝手に夜中に業務をおこなわないか不安です。

深夜労働に対しては、「深夜割増手当(25%アップ)」の支払いが必要になります。深夜労働を認めないときは、テレワーク規程に業務を行ってはいけない時間を決めておきましょう。(【例】22:00~5:00の間、業務を行わないこととする。など)

テレワークを実施する従業員には、事前にルールの説明をしておくことをおすすめします。

Q:テレワークに必要なパソコンの費用を、従業員負担にしてもらうことは可能ですか?

可能です。
ただし、パソコン代の全額負担など、従業員負担が高額になるときはトラブルも生まれがちです。まずは従業員としっかり話し合ってください。

Q:テレワーク中にかかる費用は、どのくらいまで企業が負担した方がいいですか?

ケースバイケースですが、パソコンやチャットツールなどの購入費は企業側が負担し、それ以外は従業員負担または一定額のテレワーク手当(月3000円~5000円程度)を出すことが多いようです。
費用負担についてはトラブルになりやすいため、事前にルールをしっかりと決め、企業と従業員の双方が納得して働けるよう、取り決めしておくことをおすすめします。

Q:自宅でテレワーク中に怪我をしました。労災保険は適用されますか?

原則適用されます。
自宅であっても、業務中におこった事故であれば労災保険は使えます。

難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★☆☆
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

テレワークを緊急的に導入した企業では、ルールが決まっておらず、トラブルになっているケースが出てきています。事前にルールを明確に決め、リスクを避けるようにしてください。
また「リモートハラスメント(リモハラ)」「テレワークハラスメント(テレハラ)」という新たな課題も生まれています。オンラインでの業務中にプライベートな質問をする、WEB会議に映る部屋の様子や生活音にダメ出しをする、Wi-Fi環境が整っていないことを責める…などは、パワハラやセクハラにもつながります。「そんなつもりはなかった」では済まされませんから、テレワーク導入時には、ハラスメント対策も同時におこなうことをおすすめします。

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