フレックスタイム制の導入、どうする? 就業規則への記載は必要?

この記事でわかること
  • フレックスタイム制について知る
  • フレックスタイム制のルール作成と周知
  • 始業・終業時間を事前に申告させることはできますか?など

基礎知識

フレックスタイム制の導入には、ルールの決定と、労使協定・就業規則の労働基準監督署への届出が必要です。

言葉の定義

フレックスタイム制は、一定の期間(清算期間)の総労働時間をあらかじめ決めたうえで、その範囲内で従業員本人が労働日ごとの始業・終業時間を自由に決めることができる制度です。清算期間は法改正により最大3か月となりました。今回は清算期間が1か月のときの解説をしています。

なぜ必要?

通常は、従業員は企業で決められた「9:00~18:00」などの勤務時間にあわせて働きます。しかし全員の労働時間を決めてしまうと、各従業員の業務進捗や私生活との調整が難しくなるときがあります。フレックスタイム制を導入し、従業員に働く時間を選択してもらうことで、仕事と生活のバランスをとりやすくします。

リスク

労働基準監督署へ労使協定の届出を行わずフレックスタイム制を利用したときは、労働基準法違反となり「30万円以下の罰金」が課せられる可能性があります。

対象企業

フレックスタイム制を導入をしている、または導入する企業

対象者

フレックスタイム制が適用される従業員

実施期間

フレックスタイム制が適用される都度

メリット

①従業員が自分の仕事のリズムや体調に合わせて働くことができる
②通勤ラッシュを避けることができる
③自由度が高い働き方のため、採用や人材定着の施策としても活用できる
④労働時間の削減につながる

デメリット

①自己管理ができない従業員は時間外労働が増えるときがある
②社内外問わず、打ち合わせ時間が調整しづらくなる
③遅い時間帯(深夜など)の勤務が増える可能性がある

 

やること

フレックスタイム制を導入するか検討する

フレックスタイム制に適している部署・業務があるかを確認し、制度導入を検討します。
役割分担が決まっている業務や時間の融通がききやすい業務など、1人で進められるものがあれば、比較的フレックスタイム制を導入しやすいです。なお、フレックスタイム制は特定の従業員や部署のみに限定して導入することが可能です。

フレックスタイム制をのルールを決める

フレックスタイム制の導入が決まったら、社内ルールを決めていきます。

【決めること】
①対象となる従業員
②清算期間
③清算期間の起算日
④清算期間中の総労働時間
⑤基準となる1日の労働時間
⑥コアタイム・フレキシブルタイム
⑦労使協定の有効期間

清算期間の総労働時間は、週平均40時間(特例措置対象事業場は44時間)以内になるように決めます。計算方法は以下の通りです。

40時間(特例措置対象事業場は44時間)✕清算期間の歴日数÷7

就業規則・労使協定を作成する

就業規則にフレックスタイム制について規定をし、労使協定を結びます。

POINT

就業規則には「勤務を始める時間・終える時間を従業員が決められる」ということを決める必要があります。

従業員に制度の説明をする

従業員にフレックスタイム制の説明をします。
就業規則にルールを決めるだけでなく、必ず内容を従業員へ周知しなければなりません。
始業・終業時刻の管理のしかたや有給休暇の取得方法などを細かく説明し、トラブルにならないよう事前にしっかりと伝えておきましょう。

労働基準監督署へ届出をする

就業規則は2部作成し、労働基準監督署へ届出をして押印してもらいます。1部は企業控えとして、1部は労働基準監督署で保管されます。なお、従業員数10名未満のときは、就業規則の届出をしなくても差し支えありません。届出した就業規則は、従業員に周知が必要です。

届出方法:郵送または持参
届出先:管轄の労働基準監督署

フレックスタイム制の運用をスタートする

フレックスタイム制の導入後、業務に支障が出ていないか随時確認をしましょう。フレックスタイム制を導入すれば勤怠管理をしなくても良いというわけではなく、従業員が総労働時間を超えて、どのくらい時間外労働が発生しているかなど確認が必要です。

よくある質問

Q:清算期間を3か月としたフレックスタイム制を導入予定です。1か月と何が違いはありますか?

あります。
清算期間が1か月を超えるときは、労使協定を労働基準監督署に届出しなくてはなりません。1か月を超える清算期間を設定したとき、清算期間内であれば月をまたいで労働時間の調整ができるようになります。
また、時間外労働の清算は通常、清算期間が終了してから行いますが、時間外労働が月50時間を超えた部分については、清算期間を待たずにその月に支払う必要があるので注意しましょう。

詳しくは、添付の「フレックスタイム制 のわかりやすい解説 & 導入の手引き 」の「2.改正内容(フレックスタイム制の清算期間の延長等)」参考にしてください。

Q:始業・終業時間を事前に申告させることはできますか?

できます。
従業員に勤務予定表を提出させたいときは、事前に就業規則や労使協定でルールを決めて、従業員に周知しておきましょう。従業員が勤務予定表で申告した通りに勤務しなかったとしても、企業から指導したり不利益な取扱いをすることはできません。

Q:始業・終業時刻などの勤怠管理は必要ですか?

必要です。
始業・終業時刻の管理は、法令等で義務づけられています。勤怠管理をしておらず、法定で定められた時間外労働の上限を超えたときは30万円以下の罰金または6か月以下の懲役になる可能性があります。

また、出勤簿(またはタイムカード)は、企業で保管しておかなければいけない帳票類の1つです。不備があれば法令等違反となり、30万円以下の罰金となる可能性があります。
フレックスタイム制を適用しているときも、きちんと勤怠管理を行うことが大切です。

Q:コアタイム・フレキシブルタイムは絶対に決めなければなりませんか?

決めなくてもかまいません。
ただし、コアタイム・フレキシブルタイムを決めないということは、「24時間いつでも勤務できる」状態になります。つまり、従業員の勤務時間が深夜に偏ったとき、多額の深夜割増賃金の支払いが必要になるケースもあります。また、勤務しなければならない時間を決めておかなければ、社内会議や社外の取引先との打ち合わせ調整がしづらくなり、支障が出る可能性もあります。
コアタイム・フレキシブルタイムの時間については、業務を進める上で支障が出ないよう検討し進めてください。

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難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★★★
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

IT企業を中心に導入が進んできたフレックスタイム制ですが、うまく運用すれば従業員の自由度と業務生産性を同時に高めることのできる制度です。ただ、フレックスタイム制を活用するには、各従業員に自分の生活や業務をセルフコントロールする力が必要不可欠です。
単に自由を与えるだけではなく、フレックスタイム制の導入目的を伝え、タスク管理や勤務時間を一定期間内でうまくコントロールする方法を教育するようにしましょう。多様な働き方が企業に定着すれば、既存の労働時間制度下では働けなかった新たな人材を雇用するきっかけもなり、従業員のモチベーションアップが期待できます。

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