休職制度のルールの決め方は?手続きの流れと社会保険

新規CTA

この記事でわかること
  • 休職制度の必要性について知る
  • 規程に定める項目と流れ
  • 休職中の社会保険はどうなる?制度がないときのリスクは?など

基礎知識

法律上の制度ではなくても、休職制度を正しく導入し、働きやすく人材が定着する労働環境をととのえます。

言葉の定義

休職とは、業務以外のケガや病気(私傷病)を理由に、一定期間療養に専念してもらうため、企業が労働を免除する制度です。法律で義務づけられている制度ではありません。休職の期間や休職中の取り扱い、復職の基準などは企業が決めることができます。

注意点

休職期間が満了しても復職できないときは、自動的に退職になります。

なぜ必要?

従業員が働けない状態であっても、企業から退職させると解雇になります。休職制度を設け、休職期間満了で退職できるように決めてあれば、解雇ではなく通常の退職として扱えます。

POINT

私傷病の長期欠勤のたびに従業員が退職していては、人材定着や成長のさまたげになります。優秀な従業員に長く働いてもらうためにも、一時的な療養期間としての休職制度は必要です。

リスク

休職期間は、退職を猶予している期間です。休職の制度を明確にしておかないと、休職期間中の過ごし方や復職の基準があいまいになり、トラブルの元になります。

対象企業

休職制度を導入するすべての企業

対象者

休職制度の対象となる従業員

実施期間

随時

メリット

・従業員が安心して働ける職場になります。
・私傷病にかかった従業員へ会社ルールを説明できるようになり、
解雇トラブルも防げます。

デメリット

・休職中の状況の確認などの、管理すべき業務が増えます。
・休職中も社会保険料の支払いは発生するため、企業・従業員の双方に負担がかかります
・他の従業員の業務量が増える可能性があります。

   

新規CTA

やること

休職制度のルールを決める

休職の制度は法律的な義務ではないため、企業ごとにルールを決めてかまいません。

決めておいた方がいいのは以下の項目です。

対象者(全従業員など) / 休職期間(6か月など) / 休職できる条件(私傷病によるケガ・病気など) / 休職中の賃金(休職期間中は無給など) / 休職中の社会保険料、住民税の支払い方法(毎月企業へ振り込みするなど) / 復職の条件(医師の診断書の提出、業務ができることなど) / 復職時の職務(原則、原職復帰など)

内容を決めたら、就業規則への記載が必要です。(従業員数10名以上の企業であれば、改めて労働基準監督署へ届出します)

休職のルールを従業員へ周知する

休職制度を決めたら、全従業員に伝わるよう、メールや掲示などの方法で周知します。制度利用時の不明点は誰に聞けばよいか、いつから実施するかも一緒に伝えましょう。

休職を希望する従業員がいたら、休職の届出を受ける

ルールにそって届出を受けます。

届出は「休職申出書(任意書式)」など書面で出してもらいます。医師の診断書など、休職の根拠になる書類も一緒に提出してもらいましょう。

休職前には面談を実施し、休職制度の説明(休職中の賃金、休職中の過ごし方、連絡方法、復職の条件、休職期間満了で復職できないとき退職なることなど)を伝えます。内容は書面にまとめて従業員に渡しておくことをおすすめします。

休職を実施する

休職中は、定期的な報告をもらうようにします。書式(任意書式)で提出してもらうと経過がよくわかり、復職の判断もしやすくなります。

POINT

休職中に賃金の支払いがないときは、傷病手当金が支給されます。傷病手当金の申請書には、医師の証明が必要です。あらかじめ傷病手当金の申請書類を本人に渡し、医師の証明欄への記載をしてもらい、受け取ってください。

復職前の面談をする

復職前には面談を実施し、復職後の業務や復職日、勤怠についてなどの説明を行います。業務ができる状態まで回復したかわかるように、医師の診断書や意見書(任意書式)などを提出してもらうようにしましょう。

復職をする

復職後、遅刻・早退など勤怠の乱れがないか、業務が行えているかに気を配ります。体調不良による遅刻・早退などが多いときは、再度休職を検討する可能性も出てきます。

 

よくある質問

Q:休職と欠勤は何がちがいますか?

休職とは、雇用契約を結んでいるにもかかわらず、労働を免除することです。欠勤とは、労働が免除されていないまま、労務提供をしないことです。休職と異なり、通常短い日数を指します。

Q:休職の期間はどうやって決めればいいですか?

企業で自由に決めて構いません。休職制度を設けている企業で多いのは6か月です。ただし、企業によって事情は異なります。欠員による他の従業員の負担や、休職中の社会保険料の負担などを踏まえ決めましょう。「勤続年数3年未満は6か月、勤務年数3年以上は1年」など、勤務年数によって変えることも可能です。

注意点

企業が決めた期間より長い休職は認めないようにしましょう。期間をずるずる延ばせば「企業が都合を聞いてくれる・治るまで待ってくれる」という期待が高まり、休職期間満了のタイミングが見えずトラブルが発生しやすくなります。労働契約は、従業員が企業の指示にそって業務を行うことで成り立っています。働けなければ労働契約は成り立ちません。

Q:休職期間中の社会保険料は免除になりますか?

なりません。休職中であっても社会保険料の支払いが必要です。休職中の従業員に社会保険料を全額支払わせることもできません。

Q:休職中の従業員の社会保険料の徴収はどうすればいいでしょうか?

いくつかパターンがあります。よく使われているのは以下の3パターンです。

①毎月決まった日までに、本人から企業の口座に振込みをしてもらう
(毎月末日までに当月分を振込むなど)
②復職後、賃金から控除する(一括または分割)
③傷病手当金を会社が代理で受け取り、社会保険料を引いたあと本人に残金を振り込む(本人の同意が必要)

注意点

復職前に退職などがあると、本人が社会保険料の支払いに応じないケースが発生しがちです。徴収漏れにならないよう管理しやすい方法を取るようにしてください。

 

難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★★☆
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

休職はデリケートな問題です。任意書式を用意し、伝達漏れや「いった・いわない」のトラブルを未然に防ぎましょう。また本人のケガ・病気などの事情に合わせて、企業ルールを超えた対応をしないようにしてください。他の従業員からも企業の対応は見られています。休職者に視点を合わせすぎると、他の従業員から負担が増えたなどの不満が出て、職場環境に悪影響が及びます。

バナー:価格訴求版

関連記事