就業規則「作成・周知・届出」の全ステップ徹底解説

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この記事でわかること
  • 就業規則の必要性と、作成しなかったときのリスクなど
  • 作成、周知、届出のステップ
  • 10名にはアルバイトも含まれるか、事業所ごとに作成が必要かなど

基礎知識

就業規則の必要性と、作成から届出までの全工程をまとめて知り、正しく作成します。

言葉の定義

就業規則とは、従業員が企業で勤務する上で守らなければいけないルールが記載された書面です。

なぜ必要?

10名以上の従業員がいる企業は、作成と労働基準監督署への届出が必要です。これは労働基準法で定められています。

リスク

10名以上の従業員がいる企業が、就業規則を未作成かつ労働基準監督署に未届けのときは、30万円の罰則があります。10名未満の企業でも、就業規則がない状態で労務トラブルが起きたとき、何を基準に処分するかが明確でなければ、解決が困難になります。

対象企業

・従業員が10名以上の企業
・人数がそれ以下でも就業規則をつくりたい企業

実施期間

随時

メリット

服務や勤務時間、賃金などのルールを明確に記載した就業規則は、職場の共通ルールとなります。従業員が理解・順守することで、職場が円滑にまわります。

デメリット

就業規則がなければ、企業と従業員との、ルールに関する認識がずれたままになります。労務トラブルが起きたときに、始末書や懲戒処分も適用できません。

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やること

就業規則をどうやってつくるかを決める

就業規則の作成は、一般的には以下の3パターンがあります。
・社会保険労務士に作成依頼をする
・作成のためのクラウドサービス等を利用する
・自力で作成する

POINT

自力で作成するときは、ネット上のテンプレートや、書籍に付いているひな形を利用することが多いでしょう。そのときは、法改正に対応しているか、自社に見合った項目が入っているかなどの点に注意しましょう。また、厚生労働省が「モデル就業規則」を提供しています。参考にしてください。参考|厚生労働省モデル就業規則

就業規則を作成する

就業規則には、記載する項目が大きく2つあります。

法律で記載が決まっている「絶対的記載事項」
勤務時間、休憩、休日、休暇、賃金、退職に関すること(解雇の事由を含む)
決まっていたら記載しておかないといけない「相対的記載事項」
退職手当、賞与等の臨時の賃金、安全及び衛生、全従業員に適用される事項

服務や懲戒の内容は、「相対的記載事項」ですが、記載をおすすめします。服務は仕事をする上で守ること、懲戒はやってはいけないことです。トラブルが起きて、従業員を懲戒処分にしたくなっても、就業規則に記載がある項目以外での処分はできません。企業のリスクを減らすためにも、記載は必要です。

POINT

いつから就業規則を適用させるかを決めてください。就業規則の一番最後に、「施行日」の記載漏れがないよう気を付けましょう。

従業員代表を決める

従業員代表とは、社員の意見を取りまとめる代表者です。

労働組合のない企業では、従業員の過半数を代表する者(過半数代表)を選び、就業規則に対しての意見を聞きます。その結果を「意見書」にまとめ、就業規則と一緒に労働基準監督署に届出しなくてはいけません。

POINT

従業員代表者は、会社が勝手に決めることはできません。また、役職者・人事部も従業員代表にはなれません。従業員主導で、従業員全員の過半数の賛同を得て、従業員代表者を決める必要があります。

意見書を作成する

就業規則の内容を従業員代表者が確認し、意見があれば「意見書」に記載します。

「意見書」には、従業員代表の意見、氏名、押印、日付を記載します。同じ内容の意見書を2部用意して提出し、両方に受付印を押してもらいます。1部は労働基準監督署に提出し、1部は企業控えとして持ち帰ります。

POINT

意見書に反対意見などの記載があっても、就業規則の内容を修正しないといけないというわけではありません。意見書は、従業員代表者に意見を聞いた証明をするものです。

就業規則を労働基準監督署への届出の準備をする

届出するもの
・就業規則
・就業規則届(変更のときは「就業規則変更届)
・意見書

上記3種類を1式として、労働基準監督署提出用と企業控え用の2セットを用意します。

労働基準監督署へ届出する

管轄の労働基準監督署へ、持参または郵送で届出します。郵送するときは返信用封筒を同封し、記録が残る方法(書留、レターパックなど)で送付します。送付後、約1週間ぐらいで、受付印が押印された企業控え分が返送されてきます。持参のときは、届出したその場で、受付印を押印した企業控え分を返却してくれます。

従業員に周知する

周知の方法は自由ですが、従業員が就業規則を見たいときに、自分で見れる状態にしておく必要があります。

周知の方法には以下のようなパターンがあります。

①PDF化して社内の共有サーバーなどに保管し、いつでも見れる状態にしておく
②印刷して、掲示または事業所へ備え付ける
③印刷して、配布する

就業規則を作成したら、会社の労務関連のマニュアルや引継書に記載する、URLを共有する仕組みをととのえるなどを行い、手続きの担当者が変わっても周知が漏れない仕組みをつくるようにしてください。

 

よくある質問

Q:従業員代表者が、就業規則に対して特に意見はないといっています。意見書にはどう記載してもらえばいいですか?

「異議なし」「特になし」などと記載してもらってください。

Q:10名以上の従業員の中には、アルバイトも含まれますか?

含まれます。正社員、契約社員、パート、アルバイト関係なく、在籍している従業員数で計算します。

Q:複数の事業所を合わせると、従業員数が10名以上になります。就業規則の作成・届出は必要ですか?

必要ありません。従業員数10名以上かどうかは、1か所の事業場ごとで確認していきます。10名未満の事業場であれば就業規則の作成・届出は必要ありません。

例:本店10名、A支店5名、B支店3名
このとき、就業規則作成・届出が必要なのは本店のみです。

POINT

就業規則の必要性は「法律で決まっているから作成する」だけではありません。従業員が働く上での共通ルールを明確化する役割を持っています。従業員数に関係なく、就業規則の作成をおすすめします。

 

 

難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★★★
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

同じ業種であっても、企業ごとに必要なルールは変わります。「テンプレートにあてはめて終わり」という作成方法は法的なリスクも高いためおすすめしません。また、就業規則は1度つくって終わりではありません。従業員や店舗が増えた、新事業を始めたときなどは、状況変化に応じて変更し、現場に反映させていきましょう。法改正以外のタイミングでも、見直しが必要になると認識しておいてください。

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