残業時間の管理 就業規則で決めるべき届出ルールと注意点は?

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この記事でわかること
  • 残業のある会社での管理の必要性
  • 残業の届出に関するルールを決める流れ
  • 届出を数日まとめて行ってもいいか、など

基礎知識

2020年4月から残業上限の制限が厳しくなりました。管理の必要性を知り、正しく運用しましょう。残業時間・残業代の削減にもつながります。

なぜ必要?

残業時間を管理し、業務終了後のあいまいな時間をなくします。習慣化している残業をなくし、企業・従業員双方の負担やリスクを減らします。

リスク

残業の上限が2020年4月(大企業は2019年4月)から制限され、厳しくなりました。決められた上限を超えて残業させることはできません。超過時の罰則も、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」と新たに定められました。残業時間の管理ができていないと、未払い残業代なども発生し、トラブルにつながってしまいます。

対象企業

残業のあるすべての企業

対象者

残業をするすべての従業員

実施期間

随時

メリット

残業時間の管理のメリットは多くあります。

残業の削減 / 業務の見直しや効率化 / 長時間労働の抑制 / 残業代のコントロール / 必要な残業かどうかの判断ができるようになる / 残業時間の管理がしやすくなる

デメリット

残業の許可を出す上司等の教育が必要になります。
残業時間の管理を的確に行うための業務が増えます。

 

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やること

管理職や人事担当者に、残業時間の管理について説明をする

残業管理を行うメリットと、管理しなかったときのデメリット(長時間労働になる、その残業が個人都合かどうかなど、あいまいで判断しにくい)を伝え、必要性について納得してもらいます。

POINT

せっかくルールを決めても、承認をする上司が残業の必要を判断できず、無制限に残業を承認してしまうケースも多くあります。それは管理不行き届きとされ、業務怠慢になります。なぜ残業管理が必要かを管理職が認識し、承認を無制限にしないような意識改革が必要です。

残業を届出制にするための準備をする

届出方法について決めていきます。

決めておいた方がいいのは、以下の項目です。

残業時間数の上限(1日2時間までなど) / 何時間以上の残業から届出が必要か(1日1時間以上なら届出するなど) / 残業の届出をする締切時間(当日16時までなど) / 誰に届出をするか、届出の方法(書面、メールなど) / 残業を許可をする事由(お客様のクレーム対応、決算のためなど) / いつから届出制にするか

内容を決めたら、就業規則への記載が必要です。(従業員数10名以上の企業であれば、就業規則を改めて労働基準監督署へに届出します)

残業を届出制にすることを従業員に周知する

従業員に、残業が届出制になることを周知します。掲示、メール、朝礼などで全員に伝わるようにします。届出をせずに勝手に行っている残業は認めず、指導(懲戒)の対象になるなど、届出をしないときの企業の対応も伝えておきましょう。

残業を希望する従業員から残業時間の届出をしてもらう

ルールにそって届出をしてもらいます。その残業が必要かどうか、残業の時間数は適正かどうかを判断し、承認可否を決めます。

POINT

残業の必要がないと判断したときは、残業の申請を拒むことはできます。ただし状況を確認し、許可できない理由を従業員に伝えましょう。

残業が適正に行われているかどうかを随時確認する

届出された時間を超えて残業していないか、届出しないで残業を行っていないかなどを、随時確認します。ルールを破った残業が行われていれば、黙認せず指導するようにしましょう。あいまいにしていると、届出のルールが形骸化してしまいます。

 

よくある質問

Q:時間ではなく「この作業が終わったら」という風に設定することは可能ですか?

可能です。ただし、残業を届出制にするという趣旨からは外れます。残業時間を明確にするために届出制を導入するので、時間が決まってない残業を認めると届出制のルールが形骸化し、従業員任せで管理ができない制度になってしまいます。常態化しないように気を付ける、上司の管理のもと行う、などの意識が大切です。

Q:残業申請を毎日出すのが大変なのですが、数日まとめて提出してもらうことはできますか?

できます。期間を決めて(例:1週間の残業予定を毎週月曜日に届出など)まとめて届出できるよう、あらかじめ決めておけば問題ありません。企業の実状に合わせて、残業時間の管理がしやすい期間を設定してください。

Q:残業申請がない残業は、残業代を払わなくてもいいですか?

原則支払わなくてもよいです。ただし、申請がなく残業をしているのを知っていて黙認していたときは、企業がその残業を認めていたことになるため、残業代の支払いが必要になります。届出のない残業をしているときは、理由を確認して指導を行い、黙認しないようにしましょう。

POINT

上司による残業の黙認は、業務の放棄と同じです。従業員から届出があったときは、残業の必要性、他の従業員と業務の分担ができないのか、今日中にしないといけない業務なのかなどを判断し、正しく承認できるよう、管理職の中での判断基準のすり合わせを行いましょう。

Q:申請した時間より実際に残業が多かった・少なかったとき、どうすればいいですか?

残業が多かったときは、理由を確認し、残業延長の届出を行ってもらいましょう。少なければ、届出内容の変更を出してもらい、事後に残業時間を確認するときに間違いの起きないようにしてください。

 

難易度と必要性
難易度
★☆☆
必要性
★★☆
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

勤怠管理は企業にとって重要な仕事です。残業の届出はルールにそって運用を続ける必要がありますが、ついつい面倒になり、ルールが形骸化し残業時間の管理があやふやな状態に戻るケースも多くあります。定期的に運用を見直すようにしてください。

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