特別休暇、導入時には何を決めればいい? 検討すべきルールと進め方

この記事でわかること
  • 特別休暇の必要性と導入の流れ
  • 特別休暇のルールを決める
  • 特別休暇は有給休暇とは別ですか? など

基礎知識

特別休暇は、企業風土に紐付く制度です。自社に必要か、導入するならどのような目的でどのような休暇にするかを、しっかり検討してから進めてください。

言葉の定義

特別休暇とは、福利厚生のひとつとして企業が自由に決めれられる休暇で、慶弔休暇、リフレッシュ休暇、夏季休暇などの種類があります。法令等で定められている休暇ではないため、特別休暇を与えるかどうかは企業で決められます。

なぜ必要?

さまざまな事情に合わせた休みを与えることで、従業員の働くモチベーションを保ったり、働きやすくしたりする効果があります。また、企業のイメージアップに繋がることもあります。

対象企業

特別休暇の制度を導入するすべての企業

対象者

特別休暇を取得できる従業員

実施期間

随時

やること

特別休暇について検討する

特別休暇を企業で導入するかどうか検討します。

特別休暇のルールを決める

ルールについて決めていきます。

【決めること】
①休暇の名称
慶弔休暇、リフレッシュ休暇、夏季休暇など名称を決めます。

②休暇を取得できる条件
「結婚後1年以内の従業員」など、休暇ごとの取得条件を決めます。正社員と正社員以外(契約社員、パートなど)で条件が異なるときは、違いを明確にしておきます。

③休暇の日数
休暇ごとに日数を決めます。

④休暇の取得方法
「〇日前に申請する」、「特別休暇申請書(任意書式)を提出する」、「メールで申請する」など、手続きの流れや取得のルールを決めます。

⑤休暇取得日の賃金支払の有無
休暇を取得した日の賃金を支払うかどうかを決めます。

「失恋休暇」、「ボランティア休暇」、「アニバーサリー休暇」、「バースディ休暇」など、個性的な休暇を導入しているところもあります。賃金は、法令等で定まっている休暇ではないため「無給」にしている企業が多いです。

従業員に説明をする

ルールが決まったら、従業員に周知をします。

就業規則に記載して労働基準監督署へ届出をする

特別休暇は、就業規則に記載が必要です。就業規則は、管轄の労働基準監督署へ届出するため2部ずつ用意します。労働基準監督署へ届出後は受付印を捺印された後、1部は企業控えとして、1部は労働基準監督署で保管されます。また、届出した就業規則は従業員に周知が必要です。

なお、従業員数10名未満のときは就業規則の届出をしなくても差し支えありません。

届出先:管轄の労働基準監督署
届出方法:郵送または持参

特別休暇の取得の申請を受け、取得してもらう

ルールに沿って申請を受け、取得をしてもらいます。

よくある質問

Q:特別休暇を取得した従業員に、皆勤手当を支給しなくてもいいですか?

支給しなくても差し支えありません。
特別休暇と皆勤手当は、どちらも法令等で定められた休暇ではありません。あくまで企業が福利厚生や賃金体系のひとつとして設けたものなので、ルールを自由に決められます。したがって、特別休暇を取得したときに皆勤手当を支給するかどうかも、企業の判断に委ねられています。

ただしトラブル防止のためにも、特別休暇を取得したときの賃金(諸手当含む)、皆勤手当の支給条件(支給されない条件含む)などは、就業規則に記載し、あらかじめ従業員に周知してください。

Q:特別休暇は、有給休暇とは別ですか?

別です。
有給休暇は、付与する日数や取得した日の賃金の支払いなどが法令等で明確に定められています。一方、特別休暇は付与するかどうかを企業で自由に決められるものです。そのため、特別休暇の制度がない企業もあります。

Q:特別休暇は、有給休暇のように繰越しをしないといけませんか?

しなくても差し支えありません。
特別休暇のルールは企業で決められます。繰り越しをしないときは、あらかじめ「繰越しは行わない」と就業規則に記載し、周知しておくことをおすすめします。

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難易度と必要性
難易度
★☆☆
必要性
★☆☆
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

特別休暇の制度を設けている企業は多いです。しかし、制度を設けているだけで使われていない企業もあります。制度を決めるだけではなく、利用してもらいやすい環境を整えることも大切です。特別休暇は、どんな休暇にするかを企業で自由に決められるため「個性」を出しやすく、従業員への想いを反映できるのが特徴です。企業から従業員へのメッセージでもありますので、休暇を取得してもらえるようにしましょう。

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