有給休暇どうする? いつ・誰に・何日、付与すればいいのか

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この記事でわかること
  • 必要性と、働き方改革関連法で定められた5日間の取得義務について知る
  • 起算日と、付与すべき日数を管理し、有給管理簿を作成する
  • パート・アルバイトにも付与は必要か、産休中はどうなるかなど

基礎知識

・有給休暇付与日について理解します。
・労基法の改正に伴う「有給管理簿」の必要性を理解し、作成、保管、管理をします。

言葉の定義

従業員は、会社の休日とは別に決まった日数分の休暇を取得することができ、賃金も支給されます。その休暇を「有給休暇」とよびます。有給休暇を取得する理由は自由です。

なぜ必要?

・従業員の心身のリフレッシュと、ゆとりのある生活の実現を目指しています。
・入社日から起算して6ヶ月継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤している従業員には有給休暇を付与しなくてはいけないと、労働基準法で定められています。

リスク

有給休暇について理解・管理ができていないと、従業員からの不信感を招き、労務トラブルに発展します。

注意点

働き方改革関連法で、有給休暇の取得が義務付けられています。

2019年4月1日に施行された改正法で、有給休暇付与日に付与される日数が10日以上の従業員には、年間5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。併せて有給休暇管理簿の作成、保管、管理についても定められています。5日間取得できていない場合は処罰されます。(※対象者一人につき30万円以下の罰金)

対象企業

規模・業種に関係なく、すべての企業

対象者

入社日から起算して6か月継続して勤務をしており、全労働日の8割以上出勤している従業員には有給休暇の付与が必要です。出勤日数が週1日以上の契約社員、パート、アルバイトにも、有給休暇は付与されます。

 

 
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やること

各従業員の雇用契約書で、労働条件を確認する

雇用契約書で、入社日と所定労働日数を確認します。

有給管理簿を作成する

有給管理簿(年次有給管理簿)は、従業員ごとに作成し、保管・管理を行います。記載が必要な項目については、法律で決まっています。

【記載が必要な項目】
・時期:有給休暇を取得た具体的な日付
・日数:有給休暇の取得した日数
・基準日:有給休暇を付与した日

※上記項目以外にも、入社日や有休残日数などを記載しておくと、管理がしやすくなります。

入社から6か月後に、有給休暇を付与する

・4月1日入社の従業員は、10月1日が付与日となります。
・9月1日入社の従業員は、3月1日が付与日となります。

注意点

パート、アルバイトなど、出勤する曜日や出勤日数が決まっておらず、シフト表で出勤日を決めているときは、シフト表で全労働日を確認し、全労働日に合わせた日数を付与します。

入社6か月後の付与以降、毎年同じ日に付与する

たとえば、2019年4月1日に入社した正社員であれば

入社6か月後・・・2019年10月1日に10日付与
1年6か月後・・・ 2020年10月1日に11日付与
2年6か月後・・・ 2021年10月1日に12日付与
3年6か月後・・・ 2022年10月1日に14日付与

以降1年ごとに16日、18日、20日と付与日数は増えますが、6年6か月以降は1年ごとに20日付与します。

POINT

有給休暇の日数は、労基法で決まっている日数より少なくすることはできません。付与した有給日数の時効は、2年です。
・6か月後・・・10日付与
・1年6か月後・・・11日付与
・2年6か月後・・・12日付与(→この時点で、6か月後に付与された10日間は消滅します)

※上記は、わかりやすくするため有給休暇を取得していない例です。

よくある質問

Q:パートやアルバイトにも有給休暇の付与は必要ですか?

必要です。1週間の出勤日数が1日以上ある従業員には、有給休暇が発生します。出勤日数に応じて、法律で決められた日数を付与しなければいけません。

Q:付与する日が従業員ごとに違うと大変です。全従業員、同じ日に付与することはできますか?

できます。ただし、法律では入社日から6か月後に付与しないといけないと決められています。法律を守ったうえで、有給休暇を全員に付与する日を決めて、就業規則に記載する必要があります。

Q:育児休業で休んでいる人にも有給の付与は必要ですか?

必要です。育児休業期間は出勤とみなします。実際は出勤はしていなくても、有給休暇の計算時は出勤していたとして取り扱います。同じように出勤とみなすのは、「業務上の事故での休業」「産前産後休業」「介護休業」です。

 

難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★★★
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

有給休暇の残日数を、常に従業員に告知する必要はありませんが、聞かれたら答えられる状態にしておく必要があります。 そのためにも有給休暇の管理簿をいつ記載するか決め、漏れがないよう管理しましょう。給与明細に残日数を記載するなどの工夫もおすすめです。週1日のアルバイトであっても有給休暇は発生します。「アルバイトには有給休暇はない」など勝手な判断は禁止です。

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