36協定とは?「特別条項なし」の基礎知識と作成フローすべて

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この記事でわかること
  • 36協定の必要性と労働時間について
  • 36協定作成(特別条項なし)の流れ
  • 36協定の有効期間、遡って届出できるかなど

基礎知識

36協定には「特別条項なし」の様式と、その労働時間の上限を超えて時間を設定する「特別条項あり」の様式が存在します。この記事では「特別条項なし」のケースについて解説しています。

言葉の定義

36協定の正式名は「時間外・休日出勤に関する協定届」です。時間外労働や休日出勤をさせる前に、労働基準監督署への届出が必要です。

36協定は3種類あります。

①一般条項:時間外労働や休日出勤が上限時間以内のとき
労働時間は1日8時間以内、週40時間以内(以下、法定労働時間)と決まっていますが、36協定を結んだときは、その時間を超えることができます。ただし、超えていい時間の上限は、1か月あたり45時間、1年あたり360時間(1年単位の変形労働時間制のときは、1か月42時間、1年320時間)までです。これを上限時間といいます。

②特別条項:①の上限時間を超えるとき
原則、上限時間を超えて働かせることはできません。ただし特別な事情があるときは、上限時間を超えて働かせることは可能です。

③業種別:建築業、運送業、研究開発業務、医師など

この記事では①について、解説しています。

なぜ必要?

労働時間は、法定労働時間内と決まっています。その時間を超えて勤務させるときは、36協定の届出をすることが労働基準法で定められています。

リスク

36協定書を届出せずに従業員に時間外労働や休日出勤をさせたときは、労働基準法違反となり、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられる可能性があります。

対象企業

時間外労働や休日出勤があるすべての企業

対象者

時間外労働や休日出勤があるすべての従業員

実施期間

原則1年に1回

 

 

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やること

時間外労働・休日出勤がある事業場数などを確認する。

36協定は、事業場ごとの提出が必要です。
そのため、時間外労働がある事業場を確認します。

【確認する事項】
・時間外労働や休日出勤がある事業場
・時間外労働や休日出勤がある業種
・時間外労働や休日出勤が必要になる理由
・時間外労働の時間数(1日、1か月間、1年間)
・1か月の休日出勤の時間数、日数
・事業場の業種ごとの従業員数
・事業場の業種ごとの18歳未満の従業員数

注意点

18歳未満には、時間外労働や休日出勤をさせることはできません。

従業員代表(労働者代表)の選出を行う

36協定には従業員代表の署名、捺印が必要です。従業員代表を決めることを説明し、選出を行います。従業員代表は、働く側の代表です。企業が一方的に決めることはできません。

【従業員代表として選出できる従業員の条件】
①従業員の1/2を超える人が支持をしていること
②管理監督者でないこと

従業員代表の選出方法は、以下記事を参照ください。

企業と従業員代表で、時間外労働や休日出勤が必要になるケースを話し合う

業務ごとに、時間外労働や休日出勤が必要になる状況や仕事内容を棚卸し、36協定に記載する内容を具体的にしていきます。

36協定を作成する

36協定は、労働基準監督署提出分と企業控え分の2部を作成し、従業員代表と事業主がそれぞれ記名捺印を行います。

まずは「時間外労働をさせる必要のある理由」を記載します。

【記載例】
納期変更 / 受注の集中 / 臨時の受注 / 製品不具合の対応 / クレーム対応 / お客様の予約変更 / 月末の決算事務 / 棚卸 など

棚卸・決算など、その時期だけ忙しくなる理由や、クレーム対応などで突発的に時間外労働が発生する理由を記載してください。

また36協定の起算日は、「年」は今年、「月日」は賃金を計算する初日にしておきます。

36協定は、1年間の時間外労働や休日出勤の時間数の上限を決めて運用します。そのため賃金計算の初日に合わせておかなければ、賃金計算時の時間外労働時間・休日出勤の時間数と、36協定で計算する時間外労働・休日出勤の時間数の期間にずれが生じます。
管理をスムーズにするためにも、起算日は賃金計算の初日にしておくことをおすすめします。また、36協定は定期的な届出が必要です。管理しやすい月を起算日にしておくと、届出を忘れずに済みます。

POINT

従業員代表者の職名が必要です。職名がないときは「一般職」と記載してください。

36協定を労働基準監督署に届出する

作成した2部の36協定を、労働基準監督署へ届出します。労働基準監督署の受付印が押印された後、1部は労働基準監督署で保管、1部は企業控えとして返却してもらえます。

提出先:事業場ごとの管轄の労働基準監督署
届出方法:郵送または持参

郵送のときは、切手を貼った返信用封筒を同封して労働基準監督署へ送付してください。
返却された企業控えは、紛失しないよう保管しましょう。

従業員に36協定を周知する

36協定の周知とは、従業員が36協定をいつでも閲覧できるようにしておくことです。

【周知方法の例】
・スキャンして社内の共有サーバーなどに保管し、いつでも見れる状態にしておく
・印刷し、掲示または事業所へ備え付ける
・印刷し、配布する など

 

 

よくある質問

Q:従業員に時間外労働させることができる上限時間はどのくらいですか?

上限時間は、1か月あたり45時間、1年あたり360時間です。
1年単位の変形労働時間制のときは、1か月あたり42時間、1年あたり320時間以内です。

Q:36協定の有効期間はどのくらいでしょうか?

原則1年間です。
36協定の有効期間に上限はありません。ただし、時間外労働や休日出勤をさせることができる時間数を計算する期間は、1年間になります。

そのため、36協定の有効期間を1年間にしている企業が多く、また有効期間を1年間にすることが望ましいと厚生労働省の36協定の記載例にも書かれています。

【時間外労働の上限規制 わかりやすい解説】 厚生労働省 |

ダウンロード

 

複数年で有効期間を設定したときは、起算日から1年ごとに区切った期間で、時間外労働時間数や休日出勤の時間数を確認していきます。

Q:36協定の起算日は遡って労働基準監督署に届出できますか?

遡って届出はできません。

36協定の効力は、以下2点を満たすことで発揮されます。
①36協定を締結している。
②労働基準監督署へ届出をしている。

つまり、時間外労働や休日出勤をさせる前に①②を行っておかなければ労働基準法違反になります。ただし遡って労働基準監督署に届出をしても、受付はしてもらえます。届出をした日以降から36協定は有効になり、その日から労働基準法違反は解消されます。

POINT

労働基準法では本来、遡っての届出は認められません。しかし36協定は1年間で管理をすることが多く、そのため企業が管理しやすい日(4月1日など)から1年間とするケースが大半です。もし現在、36協定の届出漏れがあったとしても、今後忘れないように管理がしやすい日を起算日にして届出することをおすすめします。労働基準監督署への届出が遅れているときは、早急に手続きを行ってください。

Q:36協定の様式は、全業種、同じですか?

業種によって異なります。36協定書を作成するときは、業種にあった様式を使うようにしてください。

Q:時間外労働や休日出勤は、上限時間を超えて勤務させることはできますか?

できます。上限時間を超えるときは、「特別条項」と記載のある36協定の様式で作成し、労働基準監督署ヘ届出します。

そのときは、時間外労働時間と休日出勤の労働時間を合計した時間数は以下①②のどちらにも収めないといけません。

①1か月あたり100時間未満
②2~6か月あたりの平均を80時間以内

9月 8月 7月 6月 5月 4月
95時間 55時間 95時間 45時間 35時間 70時間
A 2か月平均 9月+8月=150時間 平均80時間以下 OK
B 3か月平均 9月+8月+7月=245時間 平均80時間超え NG
C 4か月平均 9月+8月+7月+6月=290時間 平均80時間以下 OK
D 5か月平均 9月+8月+7月+6月+5月=325時間 平均80時間以下 OK
E 6か月平均 9月+8月+7月+6月+5月+4月=395時間 平均80時間以下 OK

時間外労働と休日出勤の合計について、どの月時点で平均をとったとしても、直近2~6か月の平均が80時間を超えてはいけない、ということです。

また、2か月平均と6か月平均だけが80時間を超えなければいいということではありません。時間外労働と休日出勤が発生した月を含む直近2か月、3か月、4か月、5か月、6か月の平均がすべて80時間以内である必要があります。

ただし、建設事業、自動車運転の業務、医師、新技術・新商品等の研究開発業務については、時間外労働時間と休日出勤の労働時間を合計した時間数は適用されません。
※建設事業、自動車運転の業務、医師について2024年4月1日以降は業種に応じて上限時間の規制があります。

特別条項ありの36協定については、以下の記事を参照ください。

難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★★★
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

36協定は、原則毎年、労働基準監督署に届出が必要です。1度だけ出せばいい、という手続きではありません。しかし届出漏れが多く、36協定の有効期限切れを起こしている企業が多いのが現状です。労務管理の年間スケジュールに組み込み、忘れないように工夫しましょう。また従業員代表を一方的に決めると、36協定自体が無効になる可能性があります。そのような事例も増えてきています。面倒でも、従業員代表は従業員の意思で決めてもらうことをおすすめします。

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