法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)をととのえるには? 作成 / 管理 / 保管の注意点

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この記事でわかること
  • 法定三帳簿の必要性や対象者、作成しなかったときのリスクなど
  • それぞれの帳簿に対し、必要な記載項目と、注意点を知る
  • 様式や、保管の期間についてなど

基礎知識

法定三帳簿の必要性等を理解し、作成・管理・保管を徹底します。

言葉の定義

法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3つを指します。

なぜ必要?

  • 従業員を1人でも雇用していれば、法定三帳簿の作成・管理・保管が必要です。
  • 労働基準法・労働基準法施行規則にそのように記載されています。

リスク

作成・管理・保管していない場合、労働基準法により30万円以下の罰則があります。また、労働基準監督署が行う調査時に帳簿の提出を拒否したり、嘘の記載をしていた場合は処罰の対象となります。

対象企業

企業規模に関係なく、従業員を1人でも雇っているすべての企業で、作成・管理・保管が必要です。※ただし日雇い労働者は除きます。

対象者

雇用形態は関係なく、正社員・契約社員・パートタイマー・アルバイトを含めたすべての従業員が対象です。※ただし、日雇い労働者は除きます。

実施期間

まずは基本となる帳簿を用意し、従業員が入社するたびに追加していきます。

【労働者名簿】作成後、変更があるたびに更新
【賃金台帳】給与支払いごと
【出勤簿】毎日の記録が必要

 

 
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やること

労働者名簿を作成する

法定三帳簿は、従業員ごとに作成します。記載の内容は法律で決まっています。

【記載が必要な項目】
・労働者の氏名
・住所
・生年月日
・履歴(※異動、役職変更など社内での履歴)
・業務の種類
・雇入の年月日
・退職年月日およびその事由 (退職の理由が解雇の場合はその理由も含む)
・死亡年月日およびその原因

注意点

従業員数が30人未満の場合は、業務の種類は記載不要です。
また、記載内容に変更があった場合は、その都度変更して保管します。

賃金台帳を作成する

記載の内容については法律で決まっています。

【記載が必要な項目】
・氏名
・性別
・賃金計算期間
・労働日数
・労働時間数
・時間外労働時間、休日労働および深夜労働の時間数
・基本給、各種手当項目とその金額(※その他賃金の支給がある場合はその項目と金額)
・賃金の控除があった場合はその項目と金額

注意点

管理監督者は、労働時間、時間外労働、休日労働の時間数を記載しなくてもよいとされていますが、深夜労働の時間数については記載が必要です。また給与計算ソフトで出力する場合、記載内容に漏れがないか注意してください。

出勤簿を作成する 

記載の内容については法律で決まっています。

【記載が必要な項目】
・氏名
・出勤日
・始業および終業時間
・休憩時間

注意点

タイムカードやICカードでも、打刻時間を労働時間としていれば出勤簿として代用できます。打刻時間と実際の勤務時間が異なるケース、たとえば「打刻の1時間後に勤務スタート」などの場合は、正しい時刻に修正する必要があります。

よくある質問

Q:保管期間はどれくらいですか?

3年間です。ただし賃金台帳と源泉徴収簿を兼ねる場合は7年です。

Q:決められた様式はありますか。 

ありません。ただし記載内容に漏れがないよう注意してください。

Q:帳簿を保管する期間の起算日はいつですか?

それぞれの帳簿によって違います。
・労働者名簿:労働者が死亡した日、退職した日または解雇の日
・賃金台帳:最後に支払う賃金の計算が完了した月の末日
(例:賃金締め日が末日、支払日が翌月20日の場合で、退職日が11月30日なら、起算日は12月20日)
・出勤簿:退職日

Q:紙ベースで保管をしなければいけませんか?

いいえ、電子データでも保管可能です。事業場や支店など複数ある場合は、事業場、支店別でまとめて保管します。労働基準監督署などの調査時や、行政機関に提出を求められた場合に、すみやかに対応できるように保管してください。

 

難易度と必要性
難易度
★☆☆
必要性
★★★
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

もし、作成ができていない帳簿があれば、すぐに管理をはじめましょう。賃金台帳と出勤簿は、雇用保険の手続きなどでも必要になります。保管・管理がされていないと、保険手続きがスムーズにいきません。出勤簿は、出勤のたびに従業員に記録してもらいます。もし正しく記録できていなければ、ルールを決めて周知し、指導が必要です。

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