36協定とは?「特別条項あり」の基礎知識と作成フローすべて

この記事でわかること
  • 36協定の必要性と特別条項のルール
  • 36協定作成(特別条項あり)の流れ
  • 特別条項が認められる具体例 など

基礎知識

36協定には「特別条項なし」の様式と、その労働時間の上限を超えて時間を設定する「特別条項あり」の様式が存在します。この記事では「特別条項あり」のケースについて解説しています。

言葉の定義

36協定の正式名は「時間外・休日出勤に関する協定届」です。時間外労働や休日出勤をさせる前に、労働基準監督署への届出が必要です。

36協定は3種類あります。

①一般条項:時間外労働や休日出勤が上限時間以内のとき
労働時間は1日8時間以内、週40時間以内(以下、法定労働時間)と決まっていますが、36協定を結んだときは、その時間を超えることができます。ただし、超えていい時間の上限は、1か月あたり45時間、1年あたり360時間(1年単位の変形労働時間制のときは、1か月42時間、1年320時間)までです。これを上限時間といいます。

②特別条項:①の上限時間を超えるとき
原則、上限時間を超えて働かせることはできません。ただし特別な事情があるときは、上限時間を超えて働かせることは可能です。

③業種別:建築業、運送業、研究開発業務、医師など

この記事では②について、解説しています。

なぜ必要?

労働時間は、法定労働時間内と決まっています。その時間を超えて勤務させるときは、36協定の届出をすることが労働基準法で定められています。特別な事情により、上限時間をさらに超えて長時間働かせる企業は、特別条項の36協定を提出しておかなければいけません。

リスク

36協定書を届出せずに従業員に時間外労働や休日出勤をさせたときは、労働基準法違反となり、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられる可能性があります。

対象企業

上限を超えた時間外労働や休日出勤がある、すべての企業

対象者

上限を超えた時間外労働や休日出勤がある、すべての従業員

実施期間

原則1年に1回

 

やること

時間外労働・休日出勤がある事業場数などを確認する。

36協定は、事業場ごとの提出が必要です。
そのため、時間外労働がある事業場を確認します。

【確認する事項】
・時間外労働や休日出勤がある事業場
・時間外労働や休日出勤がある業種
・時間外労働や休日出勤が必要になる理由
・時間外労働の時間数(1日、1か月間、1年間)
・1か月の休日出勤の時間数、日数
・事業場の業種ごとの従業員数
・事業場の業種ごとの18歳未満の従業員数

注意点

18歳未満には、時間外労働や休日出勤をさせることはできません。

従業員代表(労働者代表)の選出を行う

36協定には従業員代表の署名捺印が必要です。従業員代表を決めることを説明し、選出を行います。従業員代表は、働く側の代表です。企業が一方的に決めることはできません。

【従業員代表として選出できる従業員の条件】
①従業員の1/2を超える人が支持をしていること
②管理監督者でないこと

従業員代表の選出方法は、以下記事を参照ください。

企業と従業員代表で、時間外労働や休日出勤が必要になるケースを話し合う

業務ごとに、時間外労働や休日出勤が必要になる状況や仕事内容を棚卸し、36協定に記載する内容を具体的にしていきます。

特別条項ありの36協定を作成する

36協定は、労働基準監督署提出分と企業控え分の2部を作成し、従業員代表と事業主がそれぞれ記名捺印を行います。

まずは「時間外労働をさせる必要のある理由」を記載します。

【記載例】
納期変更 / 受注の集中 / 臨時の受注 / 製品不具合の対応 / クレーム対応 / お客様の予約変更 / 月末の決算事務 / 棚卸 など

棚卸・決算など、その時期だけ忙しくなる理由や、クレーム対応などで突発的に時間外労働が発生する理由を記載してください。

次に、「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」を記載します。

【記載例】
決算業務 / ボーナス商戦に伴う業務の繁忙 / 納期のひっ迫 / 大規模なクレームへの対応 / 機械トラブルへの対応 など

次に、「限度時間を超えて労働させる場合における手続 」を決めます。

例】
従業員代表に対する事前申し入れ / 使用者と労働者代表者による事前の合意 / 使用者からの事前の協議 / 使用者からの事前の通告 など

次に、「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び 福祉を確保するための措置」から、従業員の健康確保のための対策を選択します。36協定の様式の裏面に記載があります。(記事下部のQAを参照ください)

注意

特別条項ありのときでも、時間外労働・休日出勤には、以下の制限があります。
・1年あたり720時間以内(時間外労働のみ)
・1か月あたり100時間未満(休日出勤を含む)
・どの月に平均をとっても、直近2~6か月の平均値がすべて80時間以内(休日出勤を含む)
・時間外労働や休日出勤が月45時間を超えられるのは、従業員1人あたり年6回以内

また36協定の起算日は、「年」は今年、「月日」は賃金を計算する初日にしておきます。

36協定は、1年間の時間外労働や休日出勤の時間数の上限を決めて運用します。そのため賃金計算の初日に合わせておかなければ、賃金計算時の時間外労働時間・休日出勤の時間数と、36協定で計算する時間外労働・休日出勤の時間数の期間にずれが生じます。
管理をスムーズにするためにも、起算日は賃金計算の初日にしておくことをおすすめします。また、36協定は定期的な届出が必要です。管理しやすい月を起算日にしておくと、届出を忘れずに済みます。

POINT

従業員代表の職名が必要です。職名がないときは「一般職」と記載してください。

36協定を労働基準監督署に届出する

作成した2部の36協定を、労働基準監督署へ届出します。労働基準監督署の受付印が押印された後、1部は労働基準監督署で保管、1部は企業控えとして返却してもらえます。

届出先:事業場ごとの管轄の労働基準監督署
届出方法:郵送または持参

郵送のときは、切手を貼った返信用封筒を同封して労働基準監督署へ送付してください。
返却された企業控えは、紛失しないよう保管しましょう。

従業員に36協定を周知する

36協定の周知とは、従業員が36協定をいつでも閲覧できるようにしておくことです。

【周知方法の例】
・スキャンして社内の共有サーバーなどに保管し、いつでも見れる状態にしておく
・印刷し、掲示または事業所へ備え付ける
・印刷し、配布する など

 

よくある質問

Q:特別条項が認められる具体例を教えて下さい。

販売商品の不備や大がかりなクレーム・リコール対応、自然災害に対応するためなどの、前もって予測できない事態による内容が認められています。

Q:「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」で、具体的な内容ではなく「業務の都合上必要なとき」「業務上やむを得ないとき」などの記載はできますか?

できません。
「業務の都合上必要なとき」「業務上やむを得ないとき」など、日常的な長時間労働につながる恐れがある内容では、認められません。

Q:時間外労働と休日労働の直近2~6か月の平均値は、36協定の有効期間内のみの平均ですか?

違います。
36協定の有効期間以外の月も含めて、平均値を確認する必要があります。

【例】
2020年10月から36協定の有効期間が始まるとき
2020年10月時点で時間外労働と休日労働の4か月平均を確認するときは、2020年7月~10月の4か月間をみます。36協定の有効期間外だからといって、平均値を確認しなければいいわけではありません。

Q:時間外労働と休日出勤の直近2~6か月の平均値がすべて80時間以内とは、具体的にどういったことでしょうか?

時間外労働と休日出勤の合計について、どの月時点で平均をとったとしても、直近2~6か月の平均が80時間を超えてはいけない、ということです。

また、2か月平均と6か月平均だけが80時間を超えなければいいということではありません。時間外労働と休日出勤が発生した月を含む直近2か月、3か月、4か月、5か月、6か月の平均がすべて80時間以内である必要があります。

【例】
9月がおわった時点で、時間外労働と休日労働の合計時間が以下のとき

9月 8月 7月 6月 5月 4月
95時間 55時間 95時間 45時間 35時間 70時間
A 2か月平均 9月+8月=150時間 平均80時間以下 OK
B 3か月平均 9月+8月+7月=245時間 平均80時間超え NG
C 4か月平均 9月+8月+7月+6月=290時間 平均80時間以下 OK
D 5か月平均 9月+8月+7月+6月+5月=325時間 平均80時間以下 OK
E 6か月平均 9月+8月+7月+6月+5月+4月=395時間 平均80時間以下 OK

管理が煩雑なため毎月80時間以内にされることをおすすめします。

Q:「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置」は、どのタイミングで実施すればいいですか?

原則として、限度時間を超える度に実施が必要です。

実施内容にもよりますが、時間外労働があった賃金の締め切り日からおおむね1か月以内の実施が望ましいとされています。

Q:限度時間を超えて働かせる場合に取らなければならない健康対策には、どのようなものがありますか。

具体的な健康措置として、次の内容から、1つもしくは複数を選択しなければなりません。

①医師による面接指導の実施
②深夜労働の回数を1ヶ月あたり一定の回数以内とする
③勤務間インターバル制度の導入
④代償休日または特別な休暇を与える
⑤健康診断の実施
⑥まとまった期間の年次有給休暇取得の促進
⑦ 心とからだの健康問題に関する相談窓口の設置
⑧適切な部署への配置転換
⑨産業医等による助言・指導、保健指導の実施
⑩その他の内容

 

難易度と必要性
難易度
★★☆
必要性
★★★
HRbase Solutionsでの、必要性の考え方
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス

36協定の特別条項では、上限が厳しく決められています。また従業員の健康確保の対策が必要です。対策を36協定に記載していても、未実施であれば法令違反に問われる可能性があります。形骸化しないようにしてください

企業としては「多く働いてほしい」という気持ちがあると思いますが、平均月80時間以内に納めるため、どのくらいの残業などが見込まれるかを事前に想定して準備をしておかないと、管理が本当に大変です。「超えたら仕方がない」ではなく、まずは80時間以内にできるよう、業務の見直しなどから進めてください。

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